Чек-лист для домашнього офісу: Стандарти, політика, закони

Кілька місяців тому на вашому кухонному столі лежав хліб, мармелад і кава, тепер він, як і у всіх, був переобладнаний і став вашим робочим столом - але на ньому ще залишилося місце для кави. Більшість співробітників до цього часу звикли працювати з дому. Те, про що багато хто просили раніше – і їм знову, і знову відмовляли, – тепер стало нашою новою реальністю через пандемію корони практично миттєво. Тепер, коли люди починають повертатися до роботи у своїх офісах, дедалі більше людей запитують: чи мені слід продовжувати працювати з дому чи ні? Існує досить багато відкритих питань про перехід на роботу з дому (постійно або по черзі), які необхідно прояснити як співробітникам, так і роботодавцям: як робота з дому впливає на продуктивність і які завдання або типи завдань повинні виконуватися строго в один і той самий час.


Які правові та фінансові норми потрібно розробити у довгостроковій перспективі?


Робота вдома: правове регулювання? У принципі, роботодавець нічого не винні дозволяти працівникові працювати з дому, але й може примушувати працівника на роботу дома . Ця форма роботи має бути результатом спільного процесу прийняття рішення з певними рамковими умовами, які мають бути викладені у письмовій формі у трудовому контракті. Тут важливо вказати нову адресу місця роботи, а саме квартиру чи будинок співробітника.


Обладнання та фінансування


 У багатьох виникає перше питання, як і де вони можуть отримати «відповідні інструменти» для домашнього офісу та де взяти для цього фінансування. Роботодавець повинен надати відповідне ІТ-обладнання та програмне забезпечення. Тим, хто досі працював із настільними ПК в офісі, непогано було б переключитися на свій ноутбук та, можливо, купити додатковий монітор для свого домашнього офісу. Це дозволить їм гнучко перемикатися між поїздкою до офісу та роботою з дому. Все інше, що необхідно – від принтера, інструментів для спільної роботи та аж до доступу до мережі через VPN – має бути узгоджено між роботодавцем та співробітником. Такі речі, як покупка офісного стільця, письмового столу та пошук місця для всього (поки що) не входить до обов'язків роботодавця. Однак, якщо роботодавець вирішить надати їх, такі меблі мають відповідати мінімальним ергономічним вимогам, так само як вони застосовуються до роботи в офісі. Таке вкладення, безперечно, рекомендується, оскільки воно допомагає уникнути проблем зі здоров'ям у майбутньому. Інша справа – додаткові витрати на електрику, оренду та інтернет. В ідеалі між працівником та роботодавцем має бути досягнуто домовленості про можливу одноразову компенсацію цих витрат. Правове регулювання робочого дня. Як правило, для роботи вдома діють ті ж години, що і для роботи в офісі. Це означає, що будь-який час, витрачений на прання або перерву в роботі на прибирання будинку або випікання кексу, вважається вашою перервою і не вважається оплачуваним робочим часом. Обов'язковою умовою тут є домовленість про гнучкі перерви. З іншого боку, те саме стосується і вашої відпустки, будь то після робочого дня або коли ви у відпустці. У цей час співробітники не зобов'язані, наприклад, відповідати на робочі електронні листи, навіть якщо їхній ноутбук знаходиться прямо на дивані поряд з ними. Така послуга «за викликом» має бути окремо узгоджена з роботодавцем та має бути зазначена у трудовому договорі. Коли ви починаєте свій робочий день або коли збираєтеся його закінчити, може бути корисно увійти в систему або увійти до групового чату і вийти з нього, щоб люди знали про вашу присутність або про те, що ви йдете.


Комп'ютерна безпека


Забезпечення та підтримання безпеки внутрішньої інформації компанії вимагає як чітких вказівок, так і ініціатив роботодавця та співробітників. Хоча компанія несе відповідальність за розробку керівних принципів обробки даних компанії та забезпечення безпеки підключення до інтернету, співробітник несе відповідальність за те, щоб ці дані не були розкриті зовнішньому світу; у тому числі членам сім'ї та відвідувачам не дозволяється "заглядати" в монітор співробітника. Специфікації слід зберігати у надійному місці, далеко від цікавих очей, липких пальців діток і перезбуджених домашніх тварин. У той же час, роботодавцю не дозволяється встановлювати будь-які «системи моніторингу» або будь-яке програмне забезпечення, що відстежує комп'ютерну активність. Робота з дому можлива лише за взаємної довіри.


Процес прийняття рішень та професійна підготовка чи перепідготовка


Про співробітників, які працюють вдома, часто «забувають», коли йдеться про професійне навчання/підвищення кваліфікації. Але для них це питання таке ж важливе, як і для співробітників, які проводять свій робочий час в офісі. З самого початку пандемії корони онлайн-курси та онлайн-семінари викликали підвищений інтерес, і тепер багато пропозицій з навчання також можна використовувати вдома без будь-яких затрат на проїзд чи проживання